Wzorem dokumentu możemy określić każdy wzorzec, na zasadzie którego został utworzony inny dokument. Użycie takiego wzoru w znaczący sposób pozwala skrócić czas generowania dokumentu. Posługując się wzorem dokumentu, mamy możliwość również zmniejszyć sytuacje powstania przekłamań w akcie prawnym, który wystawiamy.

Szczególnym typem aktu prawnego, jest dokument księgowy, który tworzy się w wyniku utrwalenia pisemnie procesów gospodarczych, jakie tworzą się między określonymi podmiotami bądź stronami. Taki dokument często zwany jest dowodem, bo na jego zasadzie możemy dowodzić swoich pretensji zarówno u partnera gospodarczego, jak i przed szczególnie do niniejszego celu przeznaczonym organem kontroli czy organem wykonawczym.

I tak więc możemy podzielić je na:

• Wewnętrzne – potwierdzające operacje wewnątrz organizacji, są to np. obrotu środków trwałych,, obrotu magazynowego, dokumenty obrotu kasowego ale także listy płac czy rozliczenia umów zlecenia i o dzieło,
• Zewnętrzne własne – stworzone przez organizację i przekazane w prawidłowym brzmieniu klientowi,
• Rozliczeniowe – dokumenty, które ujmują uprzednio dokonane zapisy według nowych wymagań klasyfikacyjnych,,
• Zastępcze – stworzone do momentu odebrania dowodu zewnętrznego obcego,
• Zewnętrzne obce - stworzone przez kontrahentów z zewnątrz, np. rachunki i faktury,
• Zbiorcze – służą dokonaniu łącznych zapisów kilku dowodów źródłowych
• Korygujące.

Dowody księgowe pełnią bardzo ważną rolę także jako podstawa sprawozdania finansowego i źródło analizy finansowej. Winny być współmierne z tokiem operacji gospodarczej, stąd też nie powinny zawierać w żadnym razie błędów, przeróbek lub prób usunięcia danych. Dokument z niniejszymi zmianami można bardzo łatwo podważyć.

Dowód rachunkowy musi posiadać między innymi:

• Numer identyfikacyjny dokumentu,
• Nazwę i adres strony dokonującej operacji gospodarczej,
• Określony rodzaj dowodu,
• Datę zdarzenia oraz datę stworzenia dowodu rachunkowego,
• Opis działania, jego wartość, jednostki,
• Sygnatury osób uczestniczących w operacji gospodarczej,
• Adnotację stwierdzającą kontrolę oraz zaklasyfikowanie dowodu w księgach rachunkowych.

Dowód musi zostać przygotowany w sposób jasny oraz zrozumiały dla obu stron, ale również dla organów kontroli, ale również musi być przygotowany w języku polskim, a wszystkie jednostki pieniężne, które się w nim znajdą, muszą być zapisane w jednostce monetarnej polskiej (przeliczone po kursie z dnia dokonania operacji gospodarczej). Niedopuszczalne jest tłumaczenie takich dokumentów.