Przedsiębiorcy bardzo często zastanawiają się jak zaksięgować w swej zakładowej księdze przychodów i rozchodów wpływ pieniędzy za fakturę pro forma. Żeby rozpatrzyć te kwestię należy sprawdzić, czym jest pro forma i jakie jest jej podstawowe znaczenie. Niekiedy faktura ta traktowana jest, jako zamówienie, na podstawie, którego wystawiana jest faktura właściwa.

Z tego też względu faktura pro forma różni się od właściwej tylko elementem nazwy, zaś wszystkie jej pozostałe elementy są identyczne. Faktura ta nie jest dowodem dokonania transakcji, jaka została zawarta pomiędzy sprzedawcą a kupującym. Nie jest ona także dokumentem księgowym, co oznacza, że na podstawie faktury pro forma nie dokonujemy żadnego rodzaju zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Jest, więc ona formą zamówienia, które może zostać wysłane w załączeniu do oferty, jaką proponuje sprzedawca, bądź też potwierdzenia przyjęcia zamówienia od klienta. Bardzo często stanowi ona też podstawę do wysłania zaliczki za zakupiony towar.