Co dzień stykamy się z definicją „dokument”, ale niezupełnie zdajemy sobie sprawę z tego, co się ukrywa za powyższym sformułowaniem. „Dokumentem” będzie dla nas istotna umowa, nasz dowód osobisty czy wydrukowany e-mail, o który zabiega zwierzchnik. Poszukiwanie definicji niniejszego słowa też nie jest łatwe – w rodzimym ustawodawstwie nie istnieje jego uniwersalna definicja. Prawodawstwo administracyjne podpowiada nam troszeczkę, rozróżniając dokumenty prywatne od dokumentów służbowych. Niełatwo jednak powiedzieć konkretnie, co chowa się za niniejszymi pojęciami. Tu z asystą przychodzi nam przeczucie, ponieważ to właśnie intuicyjnie zdołamy rozróżnić rodzaj i formę danego „dokumentu”. W ten sposób dokumentami będą dla nas: paszporty, akty skończenia szkoły, akty notarialne, wartościowe teksty, które mają formę biurową, kluczowe e-maile, nasze dowody tożsamości, umowy, akty prawne,świadectwa pracy i in..

Wiedząc z grubsza co to dokument, wolno zaryzykować stwierdzenie, że wiele z nich możemy stworzyć samodzielnie (np. umowy dzierżawy bądź najmu domu, formalne listy elektroniczne). Żeby papiery te nie odchodziły od odgórnie utartego standardu, zwykle wykorzystywane są szablony dokumentów. Optymalizują one z pewnością zapisywanie niezliczonej liczby umów i dokumentów cyklicznych. Wzorcem jest przyjęty schemat, coś zawczasu uznanego, co ułatwia w dużym stopniu pracę z dużą liczbą takich samych papierów. Pomyślmy, że księgowa, która ma do spisania 200 umów, gdyby tworzyła je osobno, nie dałaby rady skończyć tego robić przez następny miesiąc. Ale może ona wykorzystać szablon i ułatwić swoja robotę. W tym przypadku wpisuje jedynie najbardziej istotne dane w pierwotnie stworzone pola edycji. Ze sprawdzeniem robota zajmie jej trzy dni robocze.

Żeby ułatwić pracę można też zastosować wzory umów, które są przypisane do specyficznego zdarzenia. Popularnie trzeba opisać je jako szablony tematyczne, odnoszące się do rzeczywistego tematu. Dlatego dla przykładu gdy chcemy wystawić umowę wynajmu, mamy okazję skorzystać ze specyficznego szablonu – wzoru umowy wynajmu. Takie postępowanie zmniejsza czas pracy, który konieczny byłby do spisania całościowej umowy od początku.

Konkluzja jest oczywista – w czasie ekonomizacji czasu pracy, trzeba upraszczać sobie żywot, używając wszystkiego rodzaju udogodnień, jakie daje nam nowoczesna technologia.